Ketahui Bagaimana Menulis Surat Referensi Kerja Untuk Karyawan

Surat referensi kerja merupakan sebuah surat yang dikeluarkan perusahaan untuk menjelaskan mengenai perilaku serta penilaian kinerja karyawan ketika bekerja pada suatu perusahaan. Surat ini tentunya akan membantu karyawan untuk mencari pekerjaan baru setelah ia mengundurkan diri maupun telah habis kontrak dari pekerjaan lamanya.

Surat Referensi Kerja, Surat Resign

Menulis surat referensi kerja untuk karyawan

Tentunya surat referensi kerja ini bisa menjadi bukti bahwa pelamar benar-benar sudah berpengalaman dalam bidang pekerjaan yang akan dilamarnya. Sebagai pimpinan di dalam perusahaan, maka anda harus bisa menulis surat referensi kerja dengan benar supaya berkas karyawan yang ada di perusahaan anda yang memang ingin sekali mencari kerja di perusahaan lain dapat memperoleh pekerjaan yang diinginkannya. Tetapi, yang perlu diketahui adalah saat membuat surat ini, maka anda tidak boleh menuliskan rekomendasi yang terlalu berlebih-lebihan.

Walaupun anda tidak boleh berbohong saat menulisnya, bukan berarti anda bisa berterus terang tentang keburukan yang dilakukannya dalam perusahaan. Tentunya anda harus bisa menyeimbangkan kekurangan dan kelebihan karyawan di dalam surat referensi kerja. Sehingga, perusahaan yang akan menerimanya kerja bisa mengetahui secara pasti seperti apa sifat yang dimiliki oleh calon karyawan. Salah satunya adalah dengan meminta berbagai informasi penting kepada karyawan anda. Kemungkinan saja anda sebagai atasan memiliki beberapa informasi penting mengenai karyawan anda. Selain itu, tidak ada salahnya jika anda dapat meminta informasi penting lainnya yang kemungkinan saja belum anda ketahui dengan sepenuhnya.

Berbagai informasi penting yang dapat anda minta adalah resume atau CV, alasan karyawan mengundurkan diri, dan berbagai hal lainnya. Berbagai informasi ini nantinya akan anda cantumkan pada surat referensi kerja yang anda tulis nantinya. Nah, khusus untuk resume atau CV, maka pastikan resume atau CV yang mereka berikan kepada anda adalah resume atau CV terbaru. Resume atau CV terbaru begitu penting dalam proses penulisan surat ini, terlebih lagi jika karyawan yang meminta surat ini merupakan karyawan yang sudah cukup lama bekerja untuk anda. Resume atau CV baru dari mereka tentunya akan mengingatkan anda kembali tanggal berapa mereka masuk hingga bekerja di kantor anda.

Bukan hanya itu, resume atau CV tersebut bisa juga membuat anda lebih mengetahui apa saja keterampilan dan pencapaian baru yang diperoleh selama ini, terlebih lagi ketika bekerja bersama anda. Keterampilan dan pencapaian tersebut nantinya dapat anda masukkan pada surat referensi kerja yang akan ditulis. Selain itu, ada beberapa hal lainnya yang perlu anda ketahui saat membuat surat referensi kerja ini. Untuk lebih jelasnya, yuk simak pembahasannya di bawah ini.

Membuat surat referensi kerja dengan memperhatikan format penulisan

Surat referensi kerja dapat ditulis dalam dua format, dari mulai format surel (email) dan format cetak (bisnis). Tentunya anda harus bisa memperhatikan kedua format ini sebelum ingin menulis surat referensi kerja. Hal ini dikarenakan kedua format penulisan ini akan mempengaruhi anda saat menulis surat referensi kerja nantinya. Alangkah baiknya sebelum memerhatikan format ini, anda tanyakan dulu kepada karyawan, format seperti apakah yang diminta serta digunakan pada surat referensi yang perlu anda buat nantinya. Baru setelah itu, anda memperhatikan berbagai hal yang berhubungan dengan format surat referensi tersebut.

Untuk anda yang hendak menulis surat referensi kerja dengan format cetak, maka anda perlu mengawali surat tersebut (terutama pada bagian kop suratnya) dengan meletakkan informasi kontak anda, yang selanjutnya diikuti tanggal serta informasi HRD yang merupakan tempat karyawan tersebut nantinya akan bekerja. Namun, jika anda ingin membuat surat ini dalam format surel, pastikan bahwa subjek surel tersebut berisi nama karyawan yang akan direferensikan. Selain nama karyawan, anda juga dapat menambahkan “Referensi untuk HRD PT…”. Misalnya saja : Carolline – Referensi untuk HRD PT. Sukma Jaya. Ada satu tips yang perlu diperhatikan, utamanya ketika anda diharuskan untuk mengirim surat ini dalam format surel. Hal tersebut adalah alamat surat anda. Pastikan jika alamat surel anda menggunakan nama asli anda.

Membuat surat referensi kerja dengan menulis sambutan awal terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan inti atau isi dari surat tersebut

Sama halnya seperti surat umumnya bahwa anda perlu menulis sambutan di surat referensi kerja yang ditulis nantinya. Biasanya, sambutan ini diposisikan pada bagian paling awal di surat referensi kerja. Saat menulis sambutan ini, maka pastikan untuk tidak menulisnya dengan terlalu panjang. Akan lebih baik jika anda menulis sambutan ini sebanyak satu paragraf saja. Jika sudah selesai menulis sambutan, maka anda harus menulis inti atau isi dari surat referensi kerja tersebut. Ada beberapa hal yang dapat di tulis dalam isi surat tersebut, yaitu:

  • Sudah berapa lama anda mengenal karyawan yang memang meminta surat referensi kerja tersebut kepada anda. Selain itu, jelaskan posisi anda serta apa hubungan structural antara anda dengan karyawan tersebut. (misalnya: karyawan anda merupakan bawahan anda pada divisi digital marketing).
  • Pengalaman, keterampilan, hingga pencapaian apa saja yang telah diperoleh karyawan. Hal ini dilakukan supaya pihak HRD di perusahaan baru bisa bertambah yakin kepada karyawan anda.
  • Pandangan dan kesan anda terhadap karyawan tersebut.

Anda bisa menuliskan semua hal di atas dengan singkat, padat, dan jelas. Tentunya hal ini dilakukan mengingat kapasitas surat ini idelanya harus sepanjang satu halaman dari kertas HVS saja.

Surat referensi kerja menggunakan kalimat penutup yang meyakinkan

Tidak hanya membuat sambutan dan isinya saja, namun penutup juga merupakan elemen yang sangat penting di dalam sebuah surat, begitu pula di surat referensi kerja. Saat menulis surat ini, maka penutup yang di tulis harus dapat meyakinkan perusahaan atau pihak HRD yang akan menampung karyawan anda. Nah, bagaimana caranya? Anda dapat menulisnya di bagian penutup bahwa anda begitu merekomendasikan karyawan tersebut, serta menjamin jika karyawan anda bisa sukses di perusahaan barunya. Sebagai catatan tambahan bahwa jangan pernah lupa untuk memberikan ucapan terima kasih kepada perusahaan tersebut, dikarenakan sudah meluangkan waktu membaca hingga mempelajari surat referensi kerja yang telah anda tulis. Selain itu, tambahkan juga informasi jika anda siap dalam menerima klarifikasi maupun pertanyaan lebih lanjut, jika mereka hendak melakukan hal-hal tersebut.

Demikianlah berbagai cara yang dapat anda lakukan supaya bisa membuat surat referensi yang baik dan benar. Yang paling penting adalah selalu memperhatikan secara detail surat yang akan dibuat. Anda pun harus menceritakan seperti apa kontribusi yang telah diberikan oleh karyawan tersebut selama bekerja pada perusahaan anda. Semoga berbagai pembahasan di atas bisa membantu anda, terlebih lagi ketika membuat surat referensi kerja untuk karyawan yang akan segera resign.

Tinggalkan komentar

error: Content is protected !!